PRV söker administratör till HR- och kommunikationsenheten

Patent- och registreringsverket (PRV) är Sveriges myndighet för immaterialrätt, med ansvar för patent, varumärken och design. Vi granskar och registrerar rättigheter samt arbetar för att öka kunskapen om immateriella tillgångar och deras betydelse för innovation och företagande.

Vårt uppdrag är att bidra till Sveriges tillväxt och konkurrenskraft genom att hjälpa företag, innovatörer och organisationer att skydda och utveckla sina idéer. Vi är även tillsynsmyndighet för kollektiv förvaltning av upphovsrätt och verkar i nära samverkan med både nationella och internationella aktörer.

PRV har cirka 300 medarbetare och verksamhet i Stockholm och Söderhamn, med kompetenser som spänner från ingenjörer och jurister till IT-specialister.

HR- och kommunikationsenheten har ett samlat ansvar för att utveckla och genomföra PRV:s arbetsgivarpolitik samt säkerställa en strategisk, sammanhållen och effektiv kommunikation – internt och externt. Enheten utgör ett centralt stöd till myndighetens ledning och verksamhet i att omsätta uppdrag, mål och prioriteringar till ett fungerande ledarskap, ett hållbart arbetsliv och en kommunikation som ger genomslag. HR och kommunikationsenheten består idag av, förutom en chef, fem kommunikatörer, tre HR specialister och en HR- och lönehandläggare. Enheten ingår i avdelningen för verksamhetsstöd.

Inom HR-området ansvarar enheten för att stärka PRV:s långsiktiga kompetensförsörjning, utveckla arbetsgivarvarumärket och skapa förutsättningar för ett engagerat medarbetarskap. Arbetet omfattar stöd till chefer i arbetsgivarfrågor, utveckling av arbetsmiljö och organisationskultur samt att säkerställa att PRV är en attraktiv och hållbar arbetsplats.

Inom kommunikationsområdet ansvarar enheten för att planera, samordna och utveckla PRV:s kommunikation så att den är tydlig, målgruppsanpassad och bidrar till myndighetens uppdrag. Enheten ansvarar för myndighetens centrala kommunikationskanaler, såsom webb, intranät, sociala medier och nyhetsbrev, samt för produktion och genomförande av kommunikationsinsatser, kampanjer och evenemang. Genom ett nära samarbete med verksamheten säkerställs att kommunikationen stödjer både kärnprocesserna och myndighetens övergripande mål.

HR- och kommunikationsenheten ska bidra till att PRV har rätt kompetens, ett väl fungerande ledarskap och en kommunikation som är strategiskt styrd, effektiv och skapar tydlig nytta i relation till myndighetens uppdrag.

Arbetsuppgifter

Som administratör på HR- och kommunikationsenheten får du ett brett uppdrag. Arbetet är varierat och omfattar både löpande administration på enheten och stöd till chefer och medarbetare. Du blir en viktig länk i att säkerställa att våra HR-processer fungerar smidigt och följer de statliga regelverken. Du har en central funktion i att kommunicera rutiner, processer och uppdatera vårt intranät.

Vi söker dig som brinner för att ge service och vill vara med och vidareutveckla vårt administrativa arbete och stöd till verksamheten.

Dina arbetsuppgifter kommer till exempel bestå av chefsstöd, administration vid rekrytering och anställning, samordning av introduktionsutbildningar, uppdatering av intranätet, diarieföring, arkivering och protokollskrivning. I arbetsuppgifterna ingår även att vara backup för viss löneadministration. Förutom detta kan även andra administrativa uppgifter uppstå som ledning, avdelningschef eller enhetschef behöver.  Vi arbetar med att utveckla AI som verktyg så det är viktigt att du har intresse för att använda AI.

Du ska ha lätt för att läsa och förstå lagar och avtal, samt kunna hantera olika datasystem som t ex lönesystem, Proceedo, W3D3, Word och Excel. Du ska ha mycket goda kunskaper i tal och skrift på svenska och engelska.

För att lyckas i rollen har du erfarenhet från HR administration men din bakgrund kan vara inom antingen HR, administration, kommunikation eller i kombination. Du trivs med att jobba i ett prestigelöst team som hjälps åt vid arbetstoppar, delar och tar till sig varandras kunskap och tillsammans skapar en god arbetsmiljö. Du ska också ha hög integritet och säkerhetsmedvetenhet. Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper.

Vem är du?

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• Minst gymnasial utbildning
• Arbete inom statlig myndighet
• Grundläggande kunskap i arbetsrätt
• Flerårig aktuell erfarenhet av HR- och/eller löneadministration
• Förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska
• Erfarenhet av att samordna interna utbildningar
• God system- och digital vana

Det är meriterande om du har erfarenhet av:

• Eftergymnasial utbildning/kurser inom HR, lön, kommunikation eller motsvarande arbetslivserfarenhet
• Lönesystemet Primula eller motsvarande system
• Arbete med intranät
• Rekryteringsadministration via exempelvis rekryteringsverktyg som ReachMee
• Att arbeta med diarieföringssystem

Personliga egenskaper

För att trivas i rollen behöver du vara noggrann, strukturerad och serviceinriktad. Du har lätt för att samarbeta men kan också ta ansvar för att självständigt driva dina uppgifter. Du är lösningsorienterad, kommunikativ, pedagogisk och kan på ett tydligt sätt förklara processer och regelverk.

Låter det intressant? Läs mer på och ansök Här hittar du lediga jobb på PRV. Välkommen med din ansökan! – PRV 

Då vi inför denna rekrytering redan tagit ställning till de rekryteringskanaler vi önskar använda, undanber vi oss att bli kontaktade för ytterligare erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.